7 Hal yang Harus Diperhatikan Saat Pilih Hotel untuk Meeting dan Acara Kantor

Suara.com - Agar suasana rapat atau pertemuan bisnis lebih santai dan menyenangkan, umumnya perusahaan pilih lakukan pertemuan bisnis di hotel. Tapi sayangnya, jarang yang tahu cara memilih meeting room di hotel dan apa saja yang harus diperhatikan?

Marketing Communications Manager The Westin Surabaya dan Four Points by Sheraton Surabaya, Tessa Zelyana Hidayat mengatakan saat ini tren penyewa ruang rapat digunakan untuk konferensi internasional, konser, pernikahan, dan pameran.

"Jadi untuk berbagai acara ini di Jawa Timur umumnya melihat luas ruangan, multifungsi atau untuk beberapa agenda sekaligus, hingga yang dekat dengan pusat bisnis," ujad Tessa dalam rilis The Westin Grand Ballroom yang diterima suara.com, (22/3/2023).

Selain tips sederhana di atas, berikut ini cara memilih meeting room di hotel yang lebih detail, agar tamu yang datang benar-benar nyaman menurut Tessa.

1. Terjamin Bikin Nyaman

Hal utama yang perlu diperhatikan, yaitu sepak terjang hotel tersebut saat menghandle berbagai acara penting. Apalagi umumnya jika hotel sudah dinaungi brand internasional.

Apalagi jika hotel akan mengutamakan wellbeing atau kebahagiaan dan kenyamanan setiap tamu yang datang, karena bisa jadi kebutuhan setiap tamu akan berbeda.

2. Sudah Punya Standar Meeting

Biasanya hotel yang punya pengalaman panjang saat menghandle meeting, mereka umumnya memiliki standar pelayanan meeting, sehingga penyewa tidak perlu khawatir membuat tamunya tidak nyaman.

Standar meeting ini akan terlihat dari pengaturan meja rapat, fasilitas rapat yang lengkap, hingga meminimalisir dekorasi berlebihan agar lebih efisien. Ini karena para ahli menunjukan visual yang berlebihan membuat seseorang lebih sulit untuk fokus.

3. Punya Program Peregangan Tubuh

Lantaran rapat umumnya berlangsung selama berjam-jam, dan selama itu pula tubuh tidak bergerak alias sedentary lifestyle dan jadi bumerang untuk kesehatan. Jadi sebaiknya memilih hotel yang punya program yang memungkinkan peserta untuk meregangkan tubuh di tengah rapat seperti workout.

"RunWESTIN mengajak para tamu untuk melakukan sesi lari singkat, dipandu oleh tim khusus bernama RunConcierge, sehingga para tamu dapat menikmati berlari keliling lingkungan Surabaya Barat dengan pilihan jarak dan lintasan," jelas Tessa.

4. Beri Pilihan Makanan Sehat

Selain umumnya peserta hanya duduk dan sedikit bergerak, jika hanya berikan makanan tinggi lemak bisa membuat peserta tidak nyaman, terlebih bagi yang sedang diet atau menerapkan pola hidup sehat.

"Para ahli mengatakan bahwa makan-makanan yang bergizi dapat membantu Anda merasa berenergi, fokus, dan tenang selama rapat. Jadi pilih juga yang dilengkapi buah seperti jeruk, buah naga, melon, dan sebagainya," tambah Tessa.

5. Ada Tempat Melepas Penat

Jika umumnya peserta rapat adalah orang sibuk dengan jadwal seabrek, dan tekanan pekerjaan tinggi, maka peserta juga rentan stres. Sehingga memilih hotel yang dilengkapi fasilitas spa juga bisa jadi pilihan.

Apalagi, jika agenda rapat di hotel itu berlangsung selama berhari-hari, maka tempat melepas penat adalah keharusan. Akan bagus jika area spa jadi zona bebas stres, dengan aromaterapi dan ritual selamat datang yang menyenangkan.

6. Fasilitas Bersenang-senang Bersama

Tidak jarang perusahaan menyewa ballroom hanya untuk gathering atau bersenang-senang semata, sehingga alih-alih lebih banyak rapatnya tapi malah banyak kegiatan bermain seperti games atau bersantai yang bisa mempererat hubungan rekan kerja.

"Seperti keberadaan lapangan golf yang hanya berjarak 2 kilometer dari hotel, atau area terbuka hijau untuk meeting seperti green meeting bisa jadi pilih," kata Tessa.

7. Satu Paket dengan Kamar

Setelah seharian penuh beraktivitas atau rapat, peserta rapat akan sangat bersyukur jika disediakan kamar di hotel tersebut agar langsung bisa beristirahat, sekaligus meminimalisir stres.

Tapi pastikan juga kamar hotel nyaman, seperti seprai lembut, selimut bulu angsa yang bisa membuat tubuh bugar saat harus kembali meeting di esok hari di hotel tersebut.

"Tersedia juga Sleep Well Menu, terdiri dari pilihan makanan pendukung tidur nyaman, yang tersedia 24 jam sehari melalui santapan di kamar. Mengonsumsi makanan yang tepat dapat memberikan efek dramatis pada kualitas tidur Anda," tutup Tessa.