REGIONAL:
Suara.com - Buat kamu yang saat ini tengah bersiap-siap cuti menjelang lebaran, jangan lupa untuk mengatur pesan auto reply di email, ya. Terlebih jika kamu mengambil cuti yang cukup panjang di luar cuti bersama yang ditetapkan pemerintah.
Meski sejatinya kamu tak ingin diganggu dengan masalah pekerjaan selama cuti, setidaknya kamu bisa meninggalkan pesan pemberitahuan cuti lewat email kepada rekan kerja, klien, dan kolega lain yang mungkin menghubungimu di periode cuti tersebut.
Tujuan dari pesan balasan otomatis atau auto reply ini tidak hanya untuk memberi tahu orang-orang bahwa kamu sedang cuti, tetapi juga memberi tahu pengirim bahwa kamu tidak dapat merespons dengan cepat. Dan lewat pesan ini, kamu juga bisa memberikan solusi atau alternatif untuk penerima pesan jika ada urusan pekerjaan yang sifatnya mendesak.
Nah, karena pesan ini bersifat template dan harus dibuat sebelum kamu cuti, berikut adalah hal-hal yang harus diketahui sebelum membuat pesan auto reply di email, mengutip keterangan yang diterima dari Jobstreet.
1. Informasi yang dicantumkan dalam pesan auto reply
Informasi yang dicantumkan dalam pesan auto reply harus mencakup beberapa komponen penting, seperti informasi tanggal cuti atau ketidakhadiran, alasan cuti, alternatif kontak yang dapat dihubungi, serta perkiraan kapan kamu akan merespons kembali.
2. Tulis pesan dengan singkat dan jelas
Pesan balasan otomatis ini sebaiknya singkat, jelas, dan tidak terlalu panjang. Usahakan untuk menyampaikan informasi yang diperlukan secara padat dan tidak bertele-tele. Kamu juga bisa menggunakan bullet points untuk menyampaikan informasi agar lebih mudah dibaca dan lebih cepat dipahami oleh penerima pesan.
3. Gunakan bahasa yang sopan
Meski pesan ini bersifat otomatis, pastikan kamu tetap menggunakan bahasa yang sopan. Tak selalu harus menggunakan bahasa yang terlalu formal, kok. Tapi, pastikan bahwa penggunaan bahasa sesuai dengan konteks dan lingkungan kerja kamu, ya.
4. Siapkan pesan otomatis sehari sebelum cuti
Idealnya, pesan otomatis disiapkan sehari atau dua hari sebelum cuti. Tujuannya untuk memberikan kesempatan kepada rekan kerja atau klien untuk mengetahui dan menyusun rencana pekerjaan dengan baik sebelum kamu berhalangan hadir.
Berikut adalah contoh pesan auto reply di email yang bisa kamu buat saat cuti lebaran nanti:
Halo,
Terima kasih telah menghubungi saya. Mohon maaf, saat ini saya tidak bisa merespons secara langsung. Saya sedang cuti dan akan kembali pada tanggal [tanggal kembali]. Selama saya cuti, jika ada hal penting terkait [nama pekerjaan] atau [hal yang bersangkutan dengan pekerjaan], silakan hubungi [nama rekan kerja yang bisa dihubungi] melalui [alamat email atau kontak rekan kerja].
Terima kasih atas pengertiannya. Saya akan segera menghubungi Anda ketika saya kembali bekerja.
Salam,
[Nama Kamu]
TERPOPULER