Perlindungan Dokumen Perusahaan Makin Aman dengan Teknologi AI, Infomedia Luncurkan ProVue - RDMS

Suara.com - PT Infomedia Nusantara (Infomedia) subsidiary dari PT Telkom Indonesia, Tbk (Telkom) meluncurkan layanan terbarunya ProVue - Record Document Management System (RDMS).

Layanan ProVue - RDMS dirancang menjadi solusi tepat bagi perusahaan dalam mengelola dokumen fisik dan digital yang bersifat aktif maupun pasif dalam satu platform terintegrasi.

Direktur Utama Infomedia - Eddy Sofryano menyatakan bahwa layanan ProVue - RDMS hadir sebagai solusi dalam mengelola dokumen fisik perusahaan, menjadikannya digital, mudah di akses, tersimpan dengan aman serta memenuhi akuntabilitas perusahaan pelanggan.

ProVue-RDMS mengelola dokumen fisik (Physical Record) yang meliputi pemilahan, penataan, penyimpanan serta perawatan arsip, juga pengelolaan dokumen secara digital (Digital Record) seperti alih media dan digital filing platform.

Memahami tantangan yang dihadapi perusahaan dalam mengakses setiap dokumen dengan tetap menjaga keamanan data yang dimiliki, layanan ini turut mengedepankan platform as service untuk akses dokumen yang dilengkapi dengan fitur automation, analytics,dan AI.

Ketua Tim Penyimpanan dan Perawatan Arsip, Pusat Jasa Kearsipan ANRI, Wijiyanto menyampaikan bahwa saat ini digitalisasi sudah menjadi bagian yang krusial dalam proses bisnis, apalagi dalam
kaitannya melindungi berbagai arsip penting perusahaan.

"Digitalisasi tentu akan membantu dari segi keamanan, kemudahan dan kenyamanan mengakses dokumen serta mendukung penerapan tata kelola perusahaan yang baik," katanya dalam keterangan resminya, Kamis (14/9/2023).

Berbasis Artificial Intelligent (AI) dan penggunaan drone untuk memantau kesesuaian dokumen pada tempatnya serta kebutuhan stock opname dokumen.

Teknologi security system dengan face recognition juga diterapkan untuk menjaga keamanan gedung dan dokumen tetap terpantau dengan baik.

Mobilisasi dokumen bergerak akan terpantau keamanannya melalui vehicle tracking yang terpasang pada kendaraan pengangkut dokumen dan dapat dipantau secara realtime.

Adapun faktor transparansi dan akuntabilitas terjaga dengan dukungan dashboard pada aplikasi yang dapat diakses melalui website dan mobile.

Aplikasi ini menampilkan history proses saat penyimpanan dan pengambilan dokumen secara realtime mulai dari proses order hingga monitoring, alih media dan digital filing platform.

Di sisi lain, mengusung digitalisasi dalam layanan RDMS ini merupakan bagian dari upaya perusahaan dalam berkontribusi terhadap lingkungan.

Tidak dapat dipungkiri, banyaknya dokumen dalam bentuk fisik terkadang sulit dikelola dengan baik oleh perusahaan.

Melalui Document Management System yang terekam dengan baik secara digital, perusahaan dapat menekan biaya operasional dalam pengelolaan dokumen, mengurangi jumlah penggunaan kertas sekaligus mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan dan mempercepat aliran distribusi kepada pihak yang membutuhkan.