Cara Lengkap Membuat Surat Formal dalam Bahasa Inggris

Suara.com - Membuat surat formal atau formal letter bahasa Inggris kerap jadi tantangan tersendiri. Masih banyak yang bingung mengenai format dan struktur surat yang harus dibuat.

Mengutip Ruang Guru, Senin (22/11/2021), surat formal dalam bahasa Inggris terdiri dari berbagai jenis, antara lain invitation letter, job application letter, rejection letter, sales letter, order letter, inquiry letter, dan collection letter.

Berikut ini langkah-langkah membuat formal letter bahasa Inggris, yang perlu diperhatikan:

1. Tuliskan nama dan alamat pengirim (Addresser)
Addresser adalah bagian pada formal letter yang berisi nama dan alamat pengirim surat. Pengirim surat formal bisa merupakan perorangan maupun atas nama instansi atau perusahaan.

Salah satu contoh formal letter, addresser-nya bisa menggunakan alamat perusahaan, sehingga dituliskan nama perusahaannya yaitu PT. Kibaraya Indonesia yang beralamat di Jalan Suharjo No. 190 Jakarta Selatan.

2. Cantumkan tanggal dibuatnya surat (Date)
Date merupakan bagian formal letter yang menunjukkan waktu dibuatnya surat. Format penulisannya, biasanya tanggal 5 November 2021.

3. Sertakan nama dan alamat penerima (Addressee)
Jika Addressee adalah bagian yang berisi nama dan alamat penerima surat. Kali ini, pada penulisannya harus disertakan nama, contohnya seperti :

Dillan Ramadhani, General Manager dari PT. Karyakita Mandiri yang beralamat di Jalan Iskandarsyah Raya No. 64 Jakarta Selatan.

4. Tambahkan salutation and name
Salutation and Name merupakan bagian yang berisi sapaan formal kepada penerima surat. Biasanya bagian ini menggunakan kata 'Dear' dengan diikuti nama penerima surat, seperti tampak pada contoh formal letter di atas.

Selain itu, jika tidak mengetahui nama atau identitas penerima surat, bisa menggunakan kata 'Dear, Sir', 'Dear, Madam', atau 'Dear, Sir or Madam'.

Jika penerima surat adalah wanita dan yakin dia belum menikah, bisa menggunakan kata 'Dear, Ms.' dengan diikuti nama, contohnya 'Dear, Ms. Nelson'.

Sedangkan jika yakin dia sudah menikah, gunakan 'Dear, Mrs.', misalnya 'Dear, Mrs. Nelson'. Kalau penerima surat adalah pria, cukup gunakan sapaan 'Dear, Mr.' saja, terlepas dari dia sudah menikah atau belum. Misalnya, 'Dear, Mr. Adams'.

5. Jelaskan maksud dan tujuan penulisan surat pada bagian body
Di bagian inti dari formal letter disebut yaitu bagian body. Seperti namanya, bagian body merupakan bagian badan surat atau isi surat. Bagian ini berisi maksud atau tujuan dibuatnya formal letter tersebut. Bagian ini juga berisi informasi lengkap yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima.

Pada contoh formal letter biasanya berisi kalimat undangan kepada Dillan Ramadhani selaku General Manager dari PT. Karyakita Mandiri untuk datang ke acara anniversary perusahaan PT. Kibaraya Indonesia yang kelima.

Di bagian body ini, bisa bisa menggunakan kalimat pembuka sesuai dengan tipe suratnya.

Ada beberapa template kalimat pembuka formal letter yang bisa kamu gunakan, antara lain:

- Referring to previous letter
Jika ingin merujuk kepada surat yang telah diterima sebelumnya, bisa menggunakan contoh ungkapan berikut:

• As you stated in your letter, …
• Regarding …
• Concerning …
• With reference to your letter …

- Request letter
Jika membuat formal letter untuk menuliskan suatu permintaan, bisa menggunakan ungkapan berikut:

• I would appreciate if you could …
• I would be most grateful if you would …

Penggunaan kedua ungkapan tersebut juga mengindikasikan tingkat kesopanan.

- Apology letter
Jika ingin meminta maaf atas suatu kesalahan yang telah diperbuat, bisa menulis surat dengan menggunakan ungkapan berikut:

• We apologize for any inconvenience caused …
• Please accept our sincere apologize …

- Complaint letter
Jika ingin memberikan aduan terhadap sesuatu, ungkapan yang bisa gunakan antara lain:

• I am writing to complain about …
• I am writing to express my dissatisfaction with …
• I find it most unsatisfactory that …
• I’d like to complain about …

Jelaskan keluhan secara detail

6. Tambahkan bagian penutup (closing)
Closing adalah bagian berisi kalimat penutup yang biasanya berisi ucapan terima kasih serta harapan.

Untuk formal letter yang bertipe undangan atau invitation, biasanya diisi dengan harapan agar penerima bisa hadir pada acara yang disebutkan dalam surat, seperti halnya pada contoh formal letter di atas.

Sedangkan untuk formal letter yang berjenis job application, biasanya diisi dengan harapan agar penerima dapat menghubungi pengirim surat untuk berdiskusi lebih lanjut.

7. Sertakan complimentary close
Selanjutnya yaitu Complimentary Close, merupakan salam penutup yang disampaikan pada bagian akhir surat.

Bisa menggunakan beberapa pilihan salam penutup, misalnya 'Best regards', 'Yours sincerely', dan lain sebagainya.

8. Terakhir, beri signature
Last but not least, yaitu bagian Signature, yaitu tanda tangan beserta nama lengkap dan jabatan pengirim.

Jika di bagian Addresser yang tertulis adalah nama perusahaan dan alamat perusahaannya. Jika di bagian Signature, yang ditulis adalah nama, jabatan, dan tanda tangan dari perwakilan perusahaan yang bersangkutan.