OSIS Harus Tahu: Pengertian Proposal Kegiatan Serta Cara Membuat dan Sistematikanya

Suara.com - Bagi murid sekolah yang berorganisasi seperti OSIS, ekstrakurikuler, dan sebagainya, membuat proposal kegiatan sudah jadi makanan sehari-hari.

Biasanya tujuan proposal kegiatan ini dibuat untuk permintaan izin kepada pembina organisasi seperti kepala sekolah, rektor hingga pemimpin organisasi.

Biasanya juga, proposal kegiatan dibuat untuk permintaan dana kegiatan, seperti dana sponsor.

Mengutip Ruang Guru, Senin (11/4/2022) proposal kegiatan adalah sebuah rencana yang dituangkan ke dalam bentuk rancangan kerja tertulis.

Proposal ini dibuat sebelum suatu kegiatan dilaksanakan untuk mendapatkan izin atau juga mencari sponsor acara.

Proposal pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan acara, tersebut, maupun pihak eksternal yang diharapkan mampu membantu keberlangsungan sebuah kegiatan.

Fungsi Proposal Kegiatan

1. Sebagai pengajuan rencana kegiatan untuk memenuhi program kerja,
2. Sebagai pengajuan permohonan dana kepada pihak sponsor,
3. Sebagai data manajemen dalam mengadakan acara/kegiatan lainnya,
4. Sebagai panduan resmi dalam melaksanakan teknis acara,
5. Sebagai panduan dalam penganggaran dana yang dibutuhkan.

Syarat Proposal Kegiatan
Saat menulis proposal kegiatan, ada syarat wajib yang harus terpenuhi dan tertera para proposal tersebut, seperti sebagai berikut:

1. Harus memiliki unsur-unsur proposal yang tersusun secara sistematis,
2. Harus dibuat dengan jelas, mudah dimengerti, dan juga logis,
3. Jenis kegiatan yang akan dilakukan harus ditulis secara detail serta harus dapat direalisasikan,
4. Jika terdapat rencana anggaran atau biaya kegiatan, harus ditulis secara realistis dan akuntabel.

Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan

1. Judul Proposal
Judul proposal atau nama kegiatan pada prinsipnya sama seperti halnya judul suatu tulisan,  maka dari itu harus dibuat menarik dan jelas untuk menimbulkan rasa ingin tahu pembaca.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan nama kegiatan, antara lain:

• Sesuai dengan topik kegiatan
• Singkat, padat, dan jelas
• Diungkapkan dalam bentuk frasa
• Tidak ambigu atau bermakna ganda
  

2. Latar Belakang Kegiatan
Ketika menulis pendahuluan dalam proposal kegiatan, hal pertama yang harus ditulis yakni mengenai latar belakang diadakannya kegiatan yang kamu ajukan.

Hal ini disajikan untuk mengetahui alasan mengapa suatu kegiatan harus dilaksanakan. Oleh karena itu, penyusun proposal diharapkan dapat menunjukkan pentingnya pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan.

3. Tujuan Kegiatan
Tujuan berfungsi untuk mengarahkan dan memfokuskan aktivitas yang akan dilaksanakan.

Dalam proposal, bisa menuliskan poin-poin dari tujuan utama dari diadakannya kegiatan tersebut, lalu bagian ini menjadi acuan dan juga barangkali menjadi tolok ukur keberhasilan acara tersebut.

4. Peserta Kegiatan
Bagian ini berisi tentang lembaga, personil, organisasi, atau kelompok masyarakat tertentu yang akan menjadi peserta dari kegiatan.

Peserta kegiatan ini penting juga untuk dicantumkan, agar kegiatan dapat dinilai tepat sasaran dan mencapai tujuannya.

5.  Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Selanjutnya, proposal kegiatan juga harus memiliki rincian dalam hal ini waktu serta tempat pelaksanaan kegiatan.

Pada bagian susunan acara dijelaskan secara detail mengenai susunan kegiatan yang akan dilangsungkan, bila perlu bisa dilengkapi juga dengan penanggung jawab setiap sesi acara.

6. Ketentuan-ketentuan
Karena fungsinya yang juga sebagai panduan resmi dalam melaksanakan teknis acara, proposal kegiatan juga perlu untuk menjelaskan berbagai hal yang mengatur pelaksanaan kegiatan.

Contohnya seperti imbauan, larangan, ataupun peraturan yang harus diikuti oleh seluruh peserta.

7. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan merupakan bagian yang juga penting untuk dicantumkan dalam proposal kegiatan.

Seperti yang kita ketahui, jadwal bisa digunakan kepanitiaan dalam mempersiapkan acara, maupun sebagai pengingat bagi peserta untuk dapat mengikuti kegiatan tersebut.

8. Susunan Kepanitiaan
Bagian ini menyebutkan tentang susunan panitia yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan acara.

Bagian kepanitiaan dituliskan dengan terstruktur, misalnya dimulai dari penanggung jawab, panitia inti, dan unsur pembantu lainnya.

9. Rencana Anggaran
Proposal yang baik haruslah selalu mencantumkan rincian biaya penyelenggaraan kegiatan. Sebaiknya biaya itu diperhitungkan secara logis dan realistis, baik itu pemasukan maupun pengeluarannya.

Estimasi pembiayaan yang dibuat oleh seorang penyusun proposal akan menjadi pertimbangan calon penyandang dana atau donatur. Anggaran biaya dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu persiapan, operasional, dan laporan.

10. Penutup
Penutup merupakan bagian akhir dari  struktur perencanaan laporan kegiatan. Bagian ini merupakan semacam 'rayuan' terakhir penyusun proposal kepada pembaca untuk menentukan diterima atau tidaknya sebuah proposal.

Untuk itu pada bagian ini, penyusun proposal harus dapat memotivasi calon penyandang dana, donatur, sponsor, atau partisipan dengan cara menunjukkan rasa optimistis terhadap kegiatan yang direncanakan.