Pemerintah Kota Yogyakarta menyiapkan berbagai kebutuhan pendukung, mulai dari akomodasi, transportasi, venue rakernas di Hotel Tentrem, hingga lokasi kegiatan seperti Taman Budaya Embung Giwangan, Taman Pintar, Malioboro, dan berbagai titik kawasan cagar budaya Kraton, Pakualaman, Kotagede dan Kotabaru.
Rangkaian Kegiatan Rakernas XI: Perpaduan Rapat dan Festival Budaya Rakernas XI JKPI di Yogyakarta tidak hanya menjadi pertemuan strategis para kepala daerah, tetapi juga dirancang sebagai ruang perayaan budaya antar kota pusaka. Rangkaian kegiatan utama antara lain Festival Sastra Yogyakarta (FSY) dengan tema Rampak yang bermakna serempak, harmoni, dan kebersamaan. Tema ini menjadi simbol kerja kolaboratif dalam ekosistem sastra. Kegiatan lain yakni Welcome Dinner; Pembukaan Rakernas dan Seminar Internasional yang melibatkan para kepala daerah anggota JKPI, lembaga pemerintah, akademisi, media, komunitas budaya, dan pihak swasta. Kemudian ada Pasar Malam Indonesia (PMI) yang menjadi ajang interaksi budaya yang menghadirkan keunggulan daerah, keragaman kuliner, pertunjukan seni, dan kreativitas dari berbagai daerah dalam suasana malam yang penuh semarak dan kehangatan.
Kemudian ada Indonesian Street Performance, yakni karnaval budaya yang digelar di sepanjang Malioboro, menampilkan pertunjukan seni dari delegasi JKPI dan ribuan peserta lain.
Selain itu ada Fun Bike dan City Tour. Fun Bike menjadi salah satu rangkaian kegiatan dalam Rakernas XI JKPI 2025 yang bertujuan memperkenalkan dan mempromosikan potensi pusaka budaya serta warisan sejarah yang dimiliki oleh kota tuan rumah kepada seluruh anggota JKPI. Kegiatan ini dikemas melalui aktivitas bersepeda santai yang menyusuri berbagai kawasan strategis di Kota Yogyakarta.
Selain itu ada Ladies Program, yakni program khusus untuk istri kepala daerah, berisi kegiatan budaya dan inspiratif khas Yogyakarta. Program ini tidak hanya menjadi sarana rekreasi, tetapi juga memperkuat nilai-nilai budaya, keramahan lokal, dan kekayaan warisan Indonesia yang menjadi semangat utama Rakernas JKPI 2025.
Salah satu program unggulan lainnya dalam kegiatan ini adalah Master Class Kampung Menari. Berbeda dari pelaksanaan Master Class di kabupaten/kota lain yang umumnya melibatkan lembaga pendidikan formal, Master Class JKPI 2025 di Kota Yogyakarta dikemas secara khusus melalui kolaborasi dengan Kampung Menari yang tersebar di 45 kelurahan se-Kota Yogyakarta. Melalui program ini, diharapkan para delegasi JKPI dapat merasakan pengalaman budaya yang otentik dan lebih dekat dengan kehidupan masyarakat Yogyakarta.
Rakernas XI di Yogyakarta juga membahas sejumlah agenda strategis yang menentukan masa depan organisasi, antara lain pengesahan anggota tetap, evaluasi terhadap kota/kabupaten berstatus peninjau untuk ditetapkan menjadi anggota tetap melalui forum musyawarah, penunjukan tuan rumah Rakernas JKPI 2027, laporan kinerja dan keuangan tahunan, pembahasan isu strategis, dan perumusan rencana aksi tahunan yang menjadi arah strategis JKPI untuk satu tahun ke depan.