Pengertian Invoice: Cara Membuat, Fungsi dan Perbedaan dengan Nota

Suara.com - Ketika berbelanja online, anda akan mendapatkan catatan rekap pembelian beserta harga yang harus dibayarkan sebelum melakukan pembayaran.

Catatan itu dikenal dengan nama invoice. Investopedia menjelaskan invoice adalah dokumen yang mencantumkan rincian transaksi antara pembeli dan penjual. Rincian itu terdiri dari waktu pembelian, nama barang, harga masing-masing item, dan total yang harus dibayarkan. 

Jika jual beli dilakukan secara kredit, invoice juga akan mencantumkan tata cara pembayaran, jumlah yang harus dibayar, jatuh tempo setiap bulan, dan konsekuensi jika ada keterlambatan. Dalam istilah yang lebih umum, invoice juga dikenal dengan tagihan. Tak hanya bersifat soft file ketika belanja online, invoice biasanya bisa diperoleh di restoran ketika hendak melakukan pembayaran. 

Invoice memang mirip dengan nota, terutama dari segi rincian pembayaran. Namun, keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Jika invoice berisi datar tagihan yang harus dibayarkan beserta cara pembayarannya, sebaliknya nota adalah bukti bahwa barang dengan harga tertentu sudah dibayar.

Nota biasanya diperoleh setelah semua transaksi selesai dilakukan. Fungsinya sama dengan kuitansi. Sementara invoice diterima sebelumnya. 

Sebagai dokumen pembayaran, invoice memiliki berbagai fungsi. Invoice adalah bukti transpantasi antara pembeli dan penjual. Sebelum melakukan transaksi pembayaran, pembeli bisa mengecek daftar tagihan yang tertera dalam invoice.

Jika tidak sesuai, pembeli berhak mengajukan komplain. Invoice juga berfungsi untuk mencegah kesalahan transaksi yang bisa merugikan salah satu pihak. 

Kemudian, invoice juga berfungsi sebagai dokumen rekaman transaksi yang dimiliki perusahaan. Dokumen ini nantinya akan mempengaruhi pembukuan yang rutin dilakukan setiap tahun. Invoice juga adalah bukti keluar masuk pesanan. 

Untuk membuat invoice pun kini cukup mudah. Berbagai aplikasi tersedia untuk memudahkan membuat invoice. Hanya saja, setiap perusahaan perlu memerinci komponen apa saja yang harus ada dalam invoice. Komponen spesifik seperti logo, nama perusahaan, dan alamat juga harus disertakan.

Jika perusahaan menerapkan kebijakan pajak dibayar terpisah, maka keterangan jumlah pajak juga harus disertakan. Di samping itu, agar transaksi berjalan lancar perusahaan juga harus memastikan bagaimana cara mengirim invoice kepada pembeli. Jika dikirimkan lewat email atau whatsapp pastikan keduanya dalam keadaan aktif.