Suara.com - Membuat surat formal atau formal letter bahasa Inggris kerap jadi tantangan tersendiri. Masih banyak yang bingung mengenai format dan struktur surat yang harus dibuat.
Mengutip Ruang Guru, Senin (22/11/2021), surat formal dalam bahasa Inggris terdiri dari berbagai jenis, antara lain invitation letter, job application letter, rejection letter, sales letter, order letter, inquiry letter, dan collection letter.
Berikut ini langkah-langkah membuat formal letter bahasa Inggris, yang perlu diperhatikan:
1. Tuliskan nama dan alamat pengirim (Addresser)
Addresser adalah bagian pada formal letter yang berisi nama dan alamat pengirim surat. Pengirim surat formal bisa merupakan perorangan maupun atas nama instansi atau perusahaan.
Salah satu contoh formal letter, addresser-nya bisa menggunakan alamat perusahaan, sehingga dituliskan nama perusahaannya yaitu PT. Kibaraya Indonesia yang beralamat di Jalan Suharjo No. 190 Jakarta Selatan.
2. Cantumkan tanggal dibuatnya surat (Date)
Date merupakan bagian formal letter yang menunjukkan waktu dibuatnya surat. Format penulisannya, biasanya tanggal 5 November 2021.
3. Sertakan nama dan alamat penerima (Addressee)
Jika Addressee adalah bagian yang berisi nama dan alamat penerima surat. Kali ini, pada penulisannya harus disertakan nama, contohnya seperti :
Dillan Ramadhani, General Manager dari PT. Karyakita Mandiri yang beralamat di Jalan Iskandarsyah Raya No. 64 Jakarta Selatan.
4. Tambahkan salutation and name
Salutation and Name merupakan bagian yang berisi sapaan formal kepada penerima surat. Biasanya bagian ini menggunakan kata 'Dear' dengan diikuti nama penerima surat, seperti tampak pada contoh formal letter di atas.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja CPNS 2021 Terbaru
Selain itu, jika tidak mengetahui nama atau identitas penerima surat, bisa menggunakan kata 'Dear, Sir', 'Dear, Madam', atau 'Dear, Sir or Madam'.
Jika penerima surat adalah wanita dan yakin dia belum menikah, bisa menggunakan kata 'Dear, Ms.' dengan diikuti nama, contohnya 'Dear, Ms. Nelson'.
Sedangkan jika yakin dia sudah menikah, gunakan 'Dear, Mrs.', misalnya 'Dear, Mrs. Nelson'. Kalau penerima surat adalah pria, cukup gunakan sapaan 'Dear, Mr.' saja, terlepas dari dia sudah menikah atau belum. Misalnya, 'Dear, Mr. Adams'.
5. Jelaskan maksud dan tujuan penulisan surat pada bagian body
Di bagian inti dari formal letter disebut yaitu bagian body. Seperti namanya, bagian body merupakan bagian badan surat atau isi surat. Bagian ini berisi maksud atau tujuan dibuatnya formal letter tersebut. Bagian ini juga berisi informasi lengkap yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima.
Pada contoh formal letter biasanya berisi kalimat undangan kepada Dillan Ramadhani selaku General Manager dari PT. Karyakita Mandiri untuk datang ke acara anniversary perusahaan PT. Kibaraya Indonesia yang kelima.
Di bagian body ini, bisa bisa menggunakan kalimat pembuka sesuai dengan tipe suratnya.
