Ada beberapa template kalimat pembuka formal letter yang bisa kamu gunakan, antara lain:
- Referring to previous letter
Jika ingin merujuk kepada surat yang telah diterima sebelumnya, bisa menggunakan contoh ungkapan berikut:
- As you stated in your letter, …
- Regarding …
- Concerning …
- With reference to your letter …
- Request letter
Jika membuat formal letter untuk menuliskan suatu permintaan, bisa menggunakan ungkapan berikut:
- I would appreciate if you could …
- I would be most grateful if you would …
Penggunaan kedua ungkapan tersebut juga mengindikasikan tingkat kesopanan.
- Apology letter
Jika ingin meminta maaf atas suatu kesalahan yang telah diperbuat, bisa menulis surat dengan menggunakan ungkapan berikut:
- We apologize for any inconvenience caused …
- Please accept our sincere apologize …
- Complaint letter
Jika ingin memberikan aduan terhadap sesuatu, ungkapan yang bisa gunakan antara lain:
- I am writing to complain about …
- I am writing to express my dissatisfaction with …
- I find it most unsatisfactory that …
- I’d like to complain about …
Jelaskan keluhan secara detail
6. Tambahkan bagian penutup (closing)
Closing adalah bagian berisi kalimat penutup yang biasanya berisi ucapan terima kasih serta harapan.
Untuk formal letter yang bertipe undangan atau invitation, biasanya diisi dengan harapan agar penerima bisa hadir pada acara yang disebutkan dalam surat, seperti halnya pada contoh formal letter di atas.
Sedangkan untuk formal letter yang berjenis job application, biasanya diisi dengan harapan agar penerima dapat menghubungi pengirim surat untuk berdiskusi lebih lanjut.
7. Sertakan complimentary close
Selanjutnya yaitu Complimentary Close, merupakan salam penutup yang disampaikan pada bagian akhir surat.
Bisa menggunakan beberapa pilihan salam penutup, misalnya 'Best regards', 'Yours sincerely', dan lain sebagainya.
8. Terakhir, beri signature
Last but not least, yaitu bagian Signature, yaitu tanda tangan beserta nama lengkap dan jabatan pengirim.
Jika di bagian Addresser yang tertulis adalah nama perusahaan dan alamat perusahaannya. Jika di bagian Signature, yang ditulis adalah nama, jabatan, dan tanda tangan dari perwakilan perusahaan yang bersangkutan.
TERPOPULER
