Agar Terlihat Profesional, Ini Cara Membuat Signature di Gmail

Suara.com - Bagaimana cara membuat signature di Gmail agar email yang dikirim terlihat lebih profesional?

Signature email terdengar asing di telinga sebagian orang. Signature email merupakan sebuah teks informasi mengenai kontak pengirim email yang letaknya di bagian akhir dari isi email tersebut. Hampir semua platform email menyediakan fitur signature email, termasuk Gmail.

Layanan Gmail merupakan salah satu platform email terbesar yang banyak digunakan saat ini. Mungkin Anda juga telah menggunakan Gmail.

Cara membuat signature di Gmail ini biasanya untuk menciptakan profesionalisme, para pengirim pesan akan menambahkan tanda tangan atau signature pada akhir pesan e-mail sebagai footer.

Meski manfaatnya begitu besar, banyak yang belum mengetahui cara membuat signature di email. Beberapa bahkan tidak pernah tahu tentang email signature sehingga tidak menggunakannya. Cara membuat signature di Gmail ini juga bisa dilakukan di komputer maupun smartphone.

Berikut cara membuat signature di Gmail yang HiTekno.com rangkum untuk Anda.

Cara Membuat Signature di Gmail via Laptop

Cara membuat signature di email pada layanan Gmail sebenarnya mudah. Sebelum mengaktifkan fitur ini, pengguna tentu harus membuka aplikasi Gmail terlebih dahulu menggunakan perangkat komputer.

1. Cara membuat signature di Gmail pertama, Login terlebih dahulu ke akun Gmail Anda
2. Cari menu pengaturan (setting) yang ada di pojok kanan atas kemudian klik ikon tersebut.
3. Cara membuat signature di Gmail selanjutnya pilihan menu, pilih Setting
4. Pada tab ‘General’, pilih Signature dengan scrolling halaman hingga ke bagian bawah
5. Buat signature email yang Anda inginkan
6. Jika sudah selesai, klik ‘Save Changes’

Cara Membuat Signature Email di Gmail via Smartphone

Selain bisa dibuat dari perangkat laptop, layanan Gmail juga menyediakan fitur membuat signature melalui aplikasi smartphone. Jadi, Anda tidak perlu khawatir jika tidak memiliki akses ke perangkat desktop. Berikut cara membuat signature di Gmail:

1. Pastikan sudah menginstal aplikasi Gmail di smartphone Android/iOS.
2. Cara membuat signature di Gmail berikutnya Anda tinggal login menggunakan akun email yang fitur signaturenya ingin diaktifkan
3. Jika sudah berhasil login, Anda bisa masuk ke menu pengaturan (setting) dengan cara menekan tab di sisi kiri atas kemudian melakukan scroll hingga ke bagian paling bawah.
4. Untuk memasukkan signature pilih menu “mobile signature”
5. Input semua informasi yang dirasa penting. Setelah itu tinggal klik “OK”.

Apa Saja yang Perlu Dicantumkan?

Setelah mengetahui cara membuat signature di Gmail, Anda juga wajib mengetahui apa saja yang perlu dicantumkan.

1. Nama

Hal pertama yang harus Anda cantumkan di signature email tentu saja adalah nama. Tuliskan nama lengkapmu.  Jika menuliskan nama panggilan, penerima email akan menganggap Anda kurang profesional. Sebelum menuliskan nama, Anda juga bisa menambahkan kata sapaan seperti:

“Kind/Best/Warm Regards,”
“Salam,”

Dengan begitu, jika Anda lupa menuliskannya di body email, penerima akan tetap mendapatkan salam secara otomatis. Detail minor tersebut dapat membuatmu terlihat lebih profesional dan menghargai orang yang mendapatkan email tersebut.

2. Jabatan

Setelah nama, tuliskan juga jabatanmu di perusahaan serta divisinya. Jika Anda adalah seorang content writer, Anda bisa menulis signature jabatan seperti ini:

Nama lengkap
Content Writer

Jika Anda masih berada di bangku kuliah, Anda bisa mencantumkan nama jurusan dan kampus tempatmu kuliah. Sebagai contoh:

Nama lengkap
Japan Studies, University of Indonesia

3. Keterangan perusahaan

Anda bisa memasukkan keterangan perusahaan, mulai dari logo, nomor telepon untuk menghubungi costumer service di kantor, dan juga alamat kantor.

4. Nomor telepon

Nomor telepon juga penting untuk dicantumkan di dalam signature Gmail. Anda bisa memasukkan nomor telepon khusus untuk bisnis dan pekerjaan lainnya, atau mungkin nomor telepon kantor jika memang email yang dikirim mewakili nama kantor.

Jangan pernah memasukkan nomor telepon pribadi. Selain tidak profesional, menyebarkan nomor pribadi juga bisa berbahaya untuk privasi Anda sendiri.

5. Link yang relevan

Anda bisa menambahkan link profil LinkedIn-mu, portofolio online yang dimiliki, atau bahkan blog pribadi yang menurutmu pantas dilihat banyak orang. Pencantuman link di signature email ini bersifat opsional.

Cara membuat signature di Gmail terbilang mudah bukan? Semoga Anda dapat langsung mengaplikasikannya dan berhasil mengirim email secara profesional. Selamat mencoba! [HiTekno.com/ Afifah Cinthia Pasha]