Cara Mengkonversikan Word ke Excel, Simak Ya !

Suara.com - Bagi anda yang ingin memindahkan sebuah daftar atau tabel data dari Word ke Excel, tak perlu memindahkan satu per satu potongan data ke dalam sel spreadsheet (lembar kerja) Excel. Anda cukup memformat dokumen dengan benar di Word, maka seluruh dokumen tersebut dapat diimpor ke dalam Excel dengan beberapa klik saja.

Berikut langkah-langkah yang dapat anda lakukan untuk mengkonversikan Word ke Excel seperti yang dikutip dari Wikihow, Senin (26/9/20220 :

Pertama, mengkonversikan daftar :

1. Pahami bagaimana dokumen Word akan dikonversikan. Untuk mengimpor dokumen ke Excel digunakan karakter-karakter tertentu untuk menentukan data apa yang akan masuk ke sel-sel di lembar kerja Excel. Dengan melakukan beberapa langkah format sebelum mengimpor, anda dapat mengontrol tampilan lembar kerja dan meminimalkan jumlah format manual yang harus dilakukan. Hal ini sangat berguna jika anda mengimpor sebuah daftar panjang dari dokumen Word ke Excel.

• Cara ini bekerja maksimal bila di daftar terdapat beberapa entri, yang masing-masingnya berformat serupa (daftar alamat, nomor telepon, alamat surel, dll.)

2. Pastikan tidak ada kesalahan format apa pun pada dokumen. Sebelum memulai proses konversi, pastikan setiap entri telah diformat dengan cara yang sama. Anda harus memperbaiki kesalahan tanda baca atau menata setiap entri yang tidak sesuai. Hal ini untuk memastikan proses transfer data berjalan lancar.

3. Tampilkan karakter format di dokumen Word. Dengan menampilkan karakter format yang biasanya tersembunyi, anda dapat menentukan cara terbaik untuk memisahkan setiap entri. Anda dapat menampilkan karakter format dengan mengeklik tombol Show/Hide Paragraph Marks di tab Home, atau dengan menekan Ctrl+ Shift+*.

• Kebanyakan daftar memiliki satu tanda paragraf di akhir setiap baris, atau di akhir baris, atau di baris kosong antarentri. Anda akan menggunakan tanda ini untuk memasukkan karakter pembeda sel-sel di Excel.

4. Ganti tanda paragraf antarentri untuk menghapus spasi ekstra. Excel akan menggunakan spasi antarentri untuk menentukan baris, tetapi Anda harus menghapusnya saat ini untuk membantu proses format. Jangan khawatir, anda akan segera menambahkannya kembali. Langkah ini bekerja maksimal jika anda memiliki satu tanda paragraf di akhir entri dan satu tanda di spasi antarentri (dua spasi berturut-turut).

• Tekan Ctrl+H untuk membuka jendela Find and Replace.
• Tik ^p ^p ke kolom Find. Ini adalah kode untuk dua tanda paragraf berturut-turut. Jika setiap entri adalah satu baris tunggal dan tidak ada baris kosong di antaranya, gunakan hanya satu ^p.
• Masukkan karakter pembatas ke kolom Replace. Pastikan bahwa karakter ini bukanlah karakter yang ada dalam dokumen, seperti ~.
• Klik Replace All. Anda akan melihat bahwa entri-entri ini menggabungkan diri sendiri, namun biarkan saja selama karakter pembatas berada di tempat yang tepat (di antara setiap entri)

5. Pisahkan setiap entri ke kolom-kolom terpisah. Kini entri-entri muncul dalam baris terpisah. Anda harus menentukan data yang akan muncul di masing-masing kolom. Sebagai contoh, jika setiap entri di baris pertama adalah nama, di baris kedua adalah alamat jalan, dan di baris ketiga adalah negara dan kode pos, lakukan hal berikut:

• Tekan Ctrl+H untuk membuka jendela Find and Replace.
• Hapus salah satu tanda ^p di kolom Find.
• Ganti karakter di kolom Replace dengan sebuah koma ,.
• Klik Replace All. Ini akan menggantikan simbol paragraf yang tersisa dengan koma pemisah, yang akan memisahkan setiap baris ke sebuah kolom.

6. Ganti karakter pembatas untuk menyelesaikan proses format. Setelah anda menyelesaikan dua langkah Find and Replace di atas, daftar kini tidak lagi terlihat seperti sebuah daftar. Semuanya akan berada di baris yang sama dan memiliki koma di antara setiap bagian data. Langkah Find and Replace akan mengembalikan data kembali menjadi bentuk daftar namun tetap memiliki koma yang mendefinisikan kolom-kolom.

• Tekan Ctrl+H untuk membuka jendela Find and Replace.
• Masukkan ~ (atau karakter apa pun yang anda pilih di awal) ke kolom Find.
• Masukkan ^p ke kolom Replace.
• Klik Replace All. Ini akan membuat seluruh entri kembali ke grup individu yang dipisahkan dengan koma.

7. Simpan berkas sebagai berkas teks biasa. Format entri telah selesai dan anda dapat menyimpan dokumen ini sebagai berkas teks. Hal ini dilakukan agar Excel dapat membaca dan mengurai data anda sehingga tampil di kolom-kolom yang tepat.

• Klik tab File dan pilih Save As.
• Klik menu drop-down (buka-bawah) Save as type dan pilih Plain Text.
• Namai berkas lalu klik Save.
• Jika jendela File Conversion muncul, klik &nbsp OK; .

8. Buka berkas di Excel. Karena berkas telah disimpan dalam teks biasa, anda dapat membukanya di Excel.

• Klik tab File dan pilih Open.
• Klik menu buka-bawah All Files Excel dan pilih Text Files.
• Klik Next > di jendela Text Import Wizard.
• Pilih Comma dalam daftar Delimiter. Anda dapat melihat bagaimana entri-entri akan dipisahkan di pratinjau di bagian bawah. Klik Next >.
  Pilih format data untuk masing-masing kolom, lalu klik Finish.

Kedua, Mengkonversikan Tabel :

1. Buat sebuah tabel di Word lalu isikan data ke dalamnya. Untuk daftar data di Word, anda dapat mengubahnya menjadi format tabel lalu menyalin tabel tersebut ke Excel. Jika data anda sudah dalam format tabel, lewatkan ke langkah berikutnya.

• Pilih semua teks yang akan dikonversikan ke dalam tabel.
• Klik tab Insert lalu klik tombol Table.
• Pilih Convert Text to Table.
• Masukkan jumlah baris per baris data di dalam kolom Number of columns. Jika ada baris kosong di antara masing-masing baris data, tambahkan satu ke total kolom.
  Klik &nbsp OK; .

2. Periksa format tabel. Word akan membuat tabel berdasarkan pengaturan anda. Periksa untuk memastikan tabel sudah benar.

3. Klik tombol kecil + yang muncul di sudut kiri atas tabel. Tombol ini akan muncul ketika anda melayangkan tetikus (Mouse) ke atas tabel. Mengeklik tombol ini akan memilih semua data dalam tabel.