Dalam era digital saat ini, penggalangan dana melalui surat elektronik (email) semakin populer. Penggunaan surat sebagai media penggalangan dana mulai populer karena relatif lebih murah daripada surat fisik dan telepon.
Dilansir dari WikiHow, dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan surat fisik, email memungkinkan organisasi untuk menjangkau lebih banyak calon donatur secara cepat dan efisien.
Berikut adalah langkah-langkah penting dalam menyusun surat elektronik untuk permintaan donasi yang efektif.
Mengatur Struktur Surat Elektronik
1.Buat kepala berita yang kuat
Kepala berita merupakan baris pertama dalam email yang berfungsi sebagai judul dan sangat penting untuk menarik perhatian. Dari semua email yang dikirim, hanya sekitar 15% yang dibuka.
Oleh karena itu, kepala berita yang menarik dapat membantu mempertahankan perhatian pembaca dan mendorong mereka untuk melanjutkan membaca.
Di banyak platform email, kepala berita ini ditampilkan di samping baris subjek, sehingga sangat penting untuk membuatnya menarik.
Untuk menciptakan kepala berita yang efektif, gunakan kata kerja aktif dan kata benda yang menarik.
Anda juga dapat memanfaatkan format seperti cetak tebal, rata tengah, dan ukuran huruf yang lebih besar untuk menonjolkan informasi. Pastikan kepala berita singkat dan jelas agar tujuan email dapat dipahami dengan mudah.
Baca Juga: Bukan Direncanakan, Ide Mulia Nirina Zubir Donasi Rambut Berawal dari 'Bisikan' Teman
Ajukan pertanyaan yang relevan bagi pembaca, seperti “Apa manfaat yang akan saya dapatkan?” Baris subjek juga dapat mendorong pembaca untuk melakukan tindakan, seperti merespons email atau menghadiri acara tertentu.
Contoh kepala berita yang efektif adalah “Riau Menentang Undang-Undang Gas Alam di Pengadilan.”
2. Ceritakan seluruhnya di paragraf pertama
Sampaikan tujuan Anda dengan jelas sejak awal email agar penerima tidak bingung. Jika mereka harus membaca setengah isi email untuk memahami maksudnya, kemungkinan besar mereka akan mengabaikannya tanpa memberikan donasi.
Mintalah donasi di paragraf pertama dengan cara yang langsung namun sopan, dan pastikan permintaan tersebut mudah dibaca, misalnya dengan menggunakan huruf tebal atau ukuran yang lebih besar.
Jelaskan kepada pembaca bagaimana dana tersebut akan digunakan. Sebutkan contoh konkret, seperti "Rp5.000.000 dapat memberi makan 100 anak," dibandingkan hanya meminta Rp15.000.000 tanpa konteks.
