Bukan Sekadar Dokumen, Meutya Hafid Dorong Arsip Digital Jadi Dasar Kebijakan

Suara.com - Pengarsipan digital bukan sekadar urusan menyimpan dokumen. Bagi Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), arsip yang dikelola dengan baik bisa menjadi bekal untuk mengevaluasi program, menentukan kebijakan, hingga memastikan anggaran digunakan secara lebih efisien.

Menteri Komunikasi dan Digital, Meutya Hafid menegaskan, pengelolaan arsip perlu menjadi bagian dari proses kerja sehari-hari, bukan hanya tahap akhir setelah sebuah program selesai dijalankan.

Menurut Meutya, catatan yang akurat membantu pemerintah melihat sejauh mana target tercapai, apa saja yang perlu diperbaiki, serta hambatan yang muncul selama pelaksanaan program.

“Pengarsipan sering dianggap sebagai suatu proses yang berada paling ujung. Padahal, sebagaimana dalam lomba lari, yang paling penting adalah bagaimana kita mencapai garis finish,” ujar Meutya dalam acara Penyerahan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Kementerian Komdigi di Gedung Sapta Pesona, Jakarta Pusat, Kamis (15/10/2026).

Ia menekankan bahwa pencatatan harus menjadi kebiasaan dalam setiap proses kerja. Data yang tidak akurat berisiko memengaruhi evaluasi maupun keputusan yang diambil pemerintah.

“Karena pencatatan yang akurat harus menjadi kebiasaan dalam setiap proses kerja. Bagi kami, pencatatan menjadi nomor satu. Data harus akurat, tidak boleh salah menyampaikan,” katanya.

Prinsip T3 untuk Perkuat Pengelolaan Arsip

Untuk memperkuat pengelolaan arsip, Komdigi mengandalkan prinsip T3, yakni Terhubung, Tumbuh, dan Terjaga. 

Ketiganya menjadi landasan agar arsip tidak berhenti sebagai catatan administratif, tetapi bisa dimanfaatkan untuk mendukung pekerjaan dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.

Prinsip Terhubung menekankan pentingnya integrasi data dan arsip antarunit kerja. Dengan akses informasi yang terhubung, setiap unit diharapkan dapat menggunakan data yang relevan untuk meningkatkan produktivitas dan mendukung penyusunan kebijakan.

Sementara itu, prinsip Tumbuh menempatkan arsip sebagai sumber pembelajaran bagi organisasi. 

Dokumentasi program dan hasil evaluasi dapat digunakan untuk melihat kekurangan, memperbaiki proses kerja, serta menyusun program berikutnya berdasarkan informasi yang bisa dipertanggungjawabkan.

Adapun prinsip Terjaga berkaitan dengan keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan keberlanjutan arsip. 

Meutya menegaskan, pengelolaan arsip juga harus mengikuti ketentuan yang berlaku, termasuk dalam menentukan masa simpan dan prosedur pemusnahan dokumen.

Dengan pendekatan tersebut, arsip diharapkan tidak hanya tersimpan dengan rapi, tetapi juga tetap bisa diakses dan dimanfaatkan ketika dibutuhkan, tanpa mengabaikan aspek keamanan informasi.

Pengelolaan Data Jadi Tantangan di Era AI

Meutya juga menyoroti pentingnya tata kelola data di tengah perkembangan kecerdasan artifisial atau artificial intelligence (AI). Kemampuan mengelola dan mengolah data menjadi salah satu fondasi dalam pengembangan teknologi digital.

Dalam konteks ini, arsip yang terorganisasi dan terintegrasi dapat membantu pemerintah memiliki sumber informasi yang lebih tertata untuk mendukung pekerjaan dan proses pengambilan keputusan.

Namun, pemanfaatan arsip digital juga perlu diimbangi dengan upaya menjaga kualitas data serta memastikan informasi terlindungi sesuai ketentuan. Tanpa pengelolaan yang baik, data yang tersedia belum tentu dapat digunakan secara optimal.

Meutya berharap penyerahan hasil pengawasan kearsipan internal di lingkungan Komdigi menjadi momentum bagi seluruh unit kerja untuk memperkuat pengelolaan arsip dan menjadikannya bagian dari pencapaian kinerja.

Melalui penerapan prinsip T3, Komdigi mendorong agar arsip tidak lagi dipandang sebagai pekerjaan administratif semata, melainkan sebagai sumber informasi yang dapat membantu pemerintah bekerja lebih efektif dan mengambil keputusan secara lebih tepat.