Definisi, Fungsi, Manfaat dan Unsur Administrasi Transaksi

Suara.com - Bagi murid SMK jurusan Administrasi, mempelajari Administrasi Transaksi adalah hal yang wajib. Jika membahas Administrasi Transaksi, kerap berhubungan dengan struk setelah membeli atau menjual barang.

Tapi struk bisa saja tercecer atau bahkan hilang jika tidak dicatat. Nah, biasanya pencatatan ini disebut dengan administrasi transaksi.

Uniknya, karena perkembangan transaksi digital pencatatan jual-beli jadi lebih mudah lho.

Pengertian Administrasi Transaksi
Dikutip dari Ruang Guru, Administrasi transaksi adalah kegiatan pencatatan perusahaan pada setiap terjadinya perubahan posisi keuangan (transaksi) yang dilakukan secara terstruktur dengan metode tertentu.

Perubahan posisi keuangan (transaksi) yang dimaksud bisa berupa pengurangan atau penambahan.

Seperti penjualan, pembelian, membayar gaji karyawan, dan hal lainnya yang berhubungan dengan operasional perusahaan.
 
Pencatatannya pun bisa dilakukan dengan berbagai metode, tergantung kebutuhan perusahaan.

Jika perusahaannya berskala kecil dengan jumlah transaksi harian yang sedikit, pencatatannya bisa dilakukan secara manual di buku atau menggunakan Excel.

Namun apabila perusahaan sudah berskala besar dengan jumlah transaksi harian yang banyak, pencatatannya lebih baik dilakukan secara otomatis menggunakan sistem.

Fungsi Administrasi Transaksi

• Pencatatan, seluruh transaksi yang terjadi selalu tercatat dalam buku atau sistem administrasi.
• Pemeliharaan, seluruh buku atau dokumen yang berhubungan dengan transaksi dapat terpelihara dengan baik.
• Penyediaan, informasi mengenai transaksi selalu tersedia dan dapat diakses dengan mudah.
• Pengerjaan, pengerjaan buku atau dokumen mengenai transaksi dapat sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Manfaat Administrasi Transaksi
Manfaat administrasi transaksi tidak berbeda dengan fungsi administrasi transaksi. Namun untuk perusahaan manfaatnya berdampak jangka panjang.

Misalnya, setelah rutin melakukan administrasi transaksi selama berbulan-bulan, perusahaan jadi punya dokumen transaksi bulanan yang rapi dan terstruktur.

Hasilnya, perusahaan jadi lebih mudah untuk mempresentasikan hasil penjualan kepada rekan-rekan yang bermitra dengan perusahaan itu.

Selain itu, perusahaan juga lebih mudah melakukan pelayanan kepada konsumen kalau tiba-tiba ada konsumen yang menyampaikan komplain.

Unsur-unsur Administrasi Transaksi
Unsur-unsur administrasi transaksi terdiri dari 3M, yaitu Manusia, Material, dan Metode.

Manusia
Manusia yang terlibat dalam kegiatan administrasi transaksi harus mempunyai keterampilan administrasi yang baik.

Mereka juga harus teliti dan terbiasa dengan proses hitung-menghitung, supaya buku atau dokumen administrasi transaksi yang dihasilkan bisa rapi dan tidak terdapat kesalahan pada data-datanya.

Material
Material atau bisa dibilang harta kekayaan perusahaan.  Harta kekayaan di sini maksudnya adalah seluruh sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan.

Materi tersebut dapat menunjang berlangsungnya kegiatan administrasi transaksi. Misalnya seperti alat tulis, buku, map, komputer, dan lain sebagainya.

Metode
Metode adalah cara tertentu yang dilakukan oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan administrasi transaksi agar lebih terstruktur.

Metode yang digunakan berbeda-beda tergantung kebutuhan dan skala perusahaan.