Contoh Notulen Rapat dan Poin yang Wajib Ada

Suara.com - Membuat notulensi ketika rapat berjalan adalah tugas yang cukup krusial. Pasalnya, dokumentasi tertulis ini bisa ‘merekam’ berbagai kejadian yang terjadi serta bahasan yang dilakukan selama rapat. Lantas seperti apa contoh notulen rapat yang benar?

Tentu banyak contoh notulen rapat yang bisa Anda temukan di situs-situs terkait atau dengan menggunakan mesin pencarian. Salah satu contoh notulen rapat perusahaan, bisa Anda dapatkan di artikel ini.

Hasil notulensi rapat bisa menjadi acuan untuk pihak yang kebetulan tidak dapat menjalankan rapat, agar mengetahui jalannya pertemuan yang terjadi.

Data yang tercantum harus lengkap, tidak hanya seputar pembahasan rapat saja. Kelengkapan data ini juga jadi tolak ukur kualitas dari notulensi yang dilakukan.

Kelengkapan Isi Notulen Rapat

Setidaknya ada tujuh elemen mendasar yang wajib ada pada notulen yang akan dibuat.

Judul Rapat, merupakan bagian awal dan menjadi judu dari notula yang akan dibuat. Misalnya, rapat mengenai Koordinasi Divisi Human Resources PT. Intan Tembaga, maka notula yang buat akan berjudul Notulen Rapat Koordinasi Divisi Human Resources PT. Intan Tembaga.
Lokasi Pelaksanaan, mencatat mengenai lokasi atau tempat diadakannya rapat. Mengingat rapat bisa diadakan di beberapa tempat dengan tema yang sama, maka penting mencantumkan lokasi jelas pelaksanaan rapat dalam notula.
Waktu Pelaksanaan, cantumkan waktu rapat dimulai, durasi rapat yang dilakukan, jeda istirahat, hingga waktu rapat ditutup. Pencatatan waktu bisa jadi salah satu bahan evaluasi efektivitas rapat yang dilakukan.
Peserta Rapat, daftar peserta rapat sangat penting karena menentukan pemahaman pembaca notula pada catatan yang dilakukan. Ketika pesertanya adalah karyawan, tentu konten atau isi rapat akan berbeda dengan ketika peserta rapat adalah dewan direksi.
Acara Rapat, cantumkan dan catat jadwal acara yang tengah dilakukan, sebagai bahan evaluasi ketepatan waktu.
Berita Jalannya Rapat, mencatat semua hal yang terjadi pada saat rapat, diskusi, tanya-jawab, argumen, serta arahan dan kesepakatan yang relevan dengan tujuan dari rapat.

Contoh Notulen Rapat

Berikut contoh notulen rapat dalam format yang sederhana.

Notulen Rapat Koordinasi Divisi Pengembaran SDM PT. Stark Industri

Lokasi                   : Jl. Panglima Pikolo, Jakarta
Hari                       : Selasa
Tanggal                : 5 Januari 2020
Waktu                  : 13.00 – 15.00 WIB
Hal                         : Peningkatan Kualitas SDM Internal Pasca Pandemi Covid-19
Tempat                : Hotel Lemuria
Peserta Rapat    : Kepala Bagian Divisi Pengembagan SDM PT. Intan Tembaga

Susunan Acara
Pembukaan : oleh moderator rapat, atas nama ... ... ...
Sambutan           : oleh Direktur PT. Intan Tembaga, atas nama ... ... ...
Pembahasan Masalah
                                : Peningkatan Kualitas SDM Internal Pasca Pandemi Covid-19
Penutup              : oleh moderator rapat, atas nama ... ... ...

Pokok Pembahasan
                                : Strategi Peningkatan Kualitas SDM dalam Menghadapi Situasi Pasca Covid-19.
                                : Alternatif Efisiensi Pemanfaatan SDM untuk Mencapai Target Tahunan.
Isi Rapat
                                : Strategi peningkatan kualitas SDM bisa dilakukan tanpa harus melalui pertemuan fisik.
                                : Setiap kepala bagian secara rutin mengadakan koordinasi di setiap bagiannya.
                                : Penyesuaian target perusahaan demi keberlangsungan perusahaan.
                                : Pengurangan jumlah jam kerja, berefek pada pengurangan gaji yang diberikan.
                                : Aktivitas pengembangan SDM dilakukan secara online, dengan seminar.
Penutup
                                : Rapat ditutup oleh moderator rapat.