Inovasi Digital: Ubah Dokumen Scan Menjadi File Word dalam Hitungan Menit!

Di zaman yang serba digital seperti sekarang, mengubah dokumen hasil scan ke dalam format Microsoft Word menjadi salah satu keahlian yang sangat dibutuhkan. 

Dilansir dari WikiHow, banyak orang, baik pelajar, profesional, maupun pemilik bisnis, seringkali harus mengedit dokumen yang membantu membuatnya lebih mudah diakses dan digunakan. Beruntung, ada beberapa cara efektif dan cepat untuk melakukan konversi ini.

1. Mengubah Berkas PDF Hasil Pemindaian

Pastikan dokumen yang Anda pindai dileburkan ke dalam format PDF. Dengan menggunakan Microsoft Word, Anda dapat dengan mudah mengkonversi berkas PDF hasil pemindaian menjadi dokumen Word tanpa memerlukan aplikasi tambahan. 

Namun, jika dokumen tersebut disimpan dalam format gambar seperti JPG atau PNG, Anda dapat memanfaatkan New OCR untuk melakukan konversi.

Untuk membuka berkas PDF di Word, prosedurnya akan bervariasi tergantung pada sistem operasi yang Anda gunakan. 

Pada Windows, klik kanan pada berkas PDF yang ingin diubah, pilih opsi "Open with," lalu klik "Word" dari menu yang muncul. 

Sementara untuk pengguna Mac, cukup klik berkas yang diinginkan, lalu navigasikan ke menu "File", pilih "Open With," dan akhiri dengan memilih "Word".

Setelah memberi konfirmasi dengan menekan "OK," Word akan mulai mengonversi berkas PDF menjadi dokumen Word. 

Proses ini mungkin memakan waktu beberapa menit, terutama jika berkas PDF tersebut berisi banyak teks atau gambar.

Jika Word menunjukkan bilah web kuning dengan peringatan di bagian atas, pastikan untuk mengklik "Enable Editing" agar Anda dapat mengedit berkas tersebut. 

Hal ini sering terjadi pada dokumen yang diunduh dari layanan penyimpanan cloud atau situs internet.

Setelah dokumen terbuka, mungkin Anda perlu merapikan hasil konversi. Proses konversi tidak selalu sempurna, jadi Anda mungkin harus menambahkan kata-kata yang hilang, menghapus spasi yang tidak perlu, dan memperbaiki kesalahan ketik agar dokumen siap digunakan.

Jika sudah puas dan ingin menyimpan dokumen dalam format Word, lakukan langkah-langkah berikut: Untuk pengguna Windows, gunakan kombinasi tombol Ctrl + S, masukkan nama berkas, pilih lokasi untuk menyimpan, lalu klik "Simpan". 

Sedangkan untuk pengguna Mac, tekan kombinasi tombol Command + S, masukkan nama berkas, pilih lokasi dari menu drop-down "Where", dan klik "Save".

Dengan langkah-langkah ini, Anda akan dengan mudah mengubah dokumen hasil scan menjadi file Word yang siap diedit dan digunakan.

2. Mengubah Gambar Hasil Pemindaian

Pertama, buka situs New OCR dengan mengunjungi https://www.newocr.com/ melalui browser di komputer Anda. Setelah itu, cari tombol "Choose file" yang terletak di bagian atas halaman — klik tombol abu-abu ini untuk membuka jendela penjelajahan file.

Selanjutnya, pilih file hasil pemindaian yang ingin Anda konversi. Di jendela tersebut, temukan gambar atau dokumen yang diinginkan dan klik pada berkas tersebut. 

Kemudian, tekan tombol "Open" di pojok kanan bawah untuk mengunggah berkas ke situs.Setelah berkas berhasil diunggah, klik opsi "Upload + OCR" yang terletak di bagian bawah halaman. 

Proses ini akan memungkinkan New OCR untuk mengekstrak teks yang dapat dibaca dari gambar yang Anda unggah.

Kemudian, gulir ke bawah layar dan cari tautan “Download” di pojok kiri bawah. Setelah mengkliknya, sebuah menu drop-down akan muncul. 

Pilih opsi "Microsoft Word (DOC)" dari menu tersebut, dan versi dokumen Word dari berkas yang dikirimkan akan mulai diunduh ke komputer Anda.

Setelah proses download selesai, klik dua kali pada berkas untuk membukanya di Microsoft Word. Anda mungkin perlu menekan “Enable Editing” di bagian atas halaman, karena dokumen tersebut bisa saja terkunci secara otomatis.

Terakhir, jangan lupa untuk merapikan dokumen Anda. Hasil konversi dari berkas hasil pemindaian ke dokumen Word tidak selalu sempurna. 

Anda mungkin perlu menambahkan kata yang hilang, menghapus spasi berlebih, dan memperbaiki kesalahan ketik agar dokumen siap digunakan. 

Proses ini akan memastikan dokumen akhir Anda memenuhi standar yang diinginkan dan siap untuk digunakan lebih lanjut.

3. Memindai Dokumen Menjadi Berkas Word

Pertama-tama, buka aplikasi Office Lens dengan menekan ikon berwarna merah dan putih yang menampilkan iris kamera dan huruf "L" di tengah. 

Jika Anda belum memuat di ponsel, unduh aplikasi ini melalui Google Play Store untuk perangkat Android atau App Store untuk iPhone.

Setelah aplikasi terbuka, berikan izin kepada Office Lens untuk mengakses file yang ada di ponsel Anda. Jika ini adalah pertama kalinya Anda menggunakan aplikasi, tekan "Allow" atau "OK" saat diminta.

Selanjutnya, pilih opsi DOCUMENT yang terletak di bagian bawah layar. Arahkan kamera ke dokumen yang ingin Anda pemindai, pastikan dokumen tersebut cukup terang agar kamera dapat menangkap detailnya dengan baik.

Tekan tombol "Capture" yang berbentuk lingkaran merah di bagian bawah layar. Setelah foto diambil, tekan centang yang terletak di pojok kanan bawah. 

Jika Anda ingin memindai lebih banyak halaman, gunakan ikon kamera dengan tanda plus yang ada di bagian bawah layar.

Setelah selesai, pilih Word dari opsi "SAVE TO" pada halaman "Export To". Jika Anda menggunakan perangkat Android, centang kotak di samping opsi Word, lalu tekan tombol “SAVE” di bagian bawah layar. 

Anda perlu masuk ke akun Microsoft Anda; Masukkan alamat email dan kata sandi untuk melanjutkan. Setelah masuk, dokumen hasil pemindaian akan diunggah ke akun OneDrive Anda, yang juga berfungsi sebagai akses ke Microsoft Word.

Selanjutnya, buka Microsoft Word di komputer Anda. Program ini ditandai dengan ikon biru yang memiliki dokumen putih dan huruf ''W''. 

Klik opsi Open Other Documents yang ada di sisi kiri jendela, tepat di bawah bagian "Recent". Untuk pengguna Mac, Anda cukup mengklik ikon folder bertuliskan "Open" di sisi kiri jendela.

Arahkan ke folder Office Lens dengan mengklik folder "Documents", lalu pilih folder "Office Lens" yang muncul di panel kanan jendela. 

Terakhir, klik dua kali pada dokumen Word yang diunggah dari Office Lens, dan Anda akan dapat melihat konten yang telah mengizinkan dalam format yang dapat diedit. 

Dengan langkah-langkah ini, proses pemindaian dan konversi dokumen menjadi mudah dan efisien.Mengubah dokumen hasil scan menjadi file Word yang dapat diedit kini bukan lagi hal yang sulit berkat kemajuan teknologi digital. Dengan berbagai metode yang tersedia, Anda dapat dengan mudah melakukan konversi dalam hitungan menit. 

Baik menggunakan Microsoft Word untuk berkas PDF, layanan online untuk gambar, atau aplikasi seperti Office Lens, setiap orang dapat memanfaatkan cara ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam bekerja. Jangan ragu untuk mencoba langkah-langkah di atas dan mulai mengubah dokumen Anda hari ini!

Kontributor : Laili Nur Fajar Firdayanti