Cara Mengatur dan Menggunakan Template Email di Gmail

Suara.com - Jika pengguna sering menulis email berulang kali atau menyalin dan menempel pesan yang sama beberapa kali, Gmail memiliki fitur template yang dapat memudahkan pekerjaan pengguna. Dengan membuat dan menyimpan template email, pengguna dapat menyisipkannya ketika membuat email berikutnya dan dapat menghemat waktu.

Pengguna dapat menyimpan hingga 50 template sekaligus, sehingga mudah untuk membuat template berbeda untuk situasi yang berbeda. Dilansir dari The Verge, Kamis (23/7/2020), berikut cara mengatur dan menggunakan template email di Gmail:

1. Membuat template email

Pertama, klik ikon roda gigi di sudut kanan atas layar > pilih See all settings > buka tab Advanced > gulir ke bawah ke bagian Templates dan pilih Enable > klik Save Changes di bagian bawah menu, ini akan membawa pengguna kembali ke kotak masuk.

Kemudian klik tombol Compose. Sekarang, pengguna dapat mulai menyusun template. Setelah selesai, klik pada tiga titik ke sudut kanan bawah jendela > pilih Template dari opsi tersebut > klik Save draft as template > Save as new template.

Ketikkan nama untuk template pngguna di jendela yang muncul. Nama itu akan muncul sebagai baris subjek di email pengguna > klik Save.

Jika pengguna ingin membuat perubahan pada template, pengguna harus menimpanya. Tulis email yang diperbaiki dan kemudian setelah mengklik opsi Save draft as template, klik nama template yang ingin pengguna ubah di bawah Overwrite Template > klik Save di jendela pop-up.

Untuk menghapus template, klik Delete template di bawah opsi Template > klik Delete di jendela pop-up.

2. Menggunakan template yang disimpan

Untuk menggunakan template yang telah dibuat dan disimpan sebelumnya, klik Compose untuk memulai pesan baru > pilih tiga titik di sudut kanan bawah > buka opsi Template > pilih template yang telah disimpan > template itu akan muncul sebagai pesan baru dan pengguna dapat mengeditnya sebelum mengirim. Klik Send untuk mengirim email.

3. Mengirim template secara otomatis

Pengguna juga dapat mengatur filter yang secara otomatis mengirim template tertentu sebagai balasan ketika email tertentu masuk.

Caranya, pertama klik panah mengarah ke bawah di sisi kanan bilah pencarian di bagian atas layar > kemudian isi kolom. Misalnya, jika pengguna ingin template ini dikirim secara otomatis ke email dari kontak tertentu, masukkan kontak tersebut di kotak From (Dari).

Jika pengguna ingin mengirimkannya ke siapapun yang surelnya meminta pengguna berlangganan sesuatu, letakkan kata "subscribe (berlangganan)" di bidang "Has the words" > klik Create a filter.

Setelahnya, centang kotak di sebelah Send template > klik Choose template dan pilih template yang ingin pengguna gunakan dari menu drop-down > klik Create filter.