Wujudkan Profesionalitas Kearsipan, PKT Tingkatkan Kompetensi Pengelola Dokumen

Suara.com - Tingkatkan kompetensi sumberdaya pengelola kearsipan, PT Pupuk Kalimantan Timur (PKT) gelar workshop Instrumen Kearsipan, Service Excellence serta Sistem Informasi Kearsipan dan Corporate Identity. Kegiatan menggandeng Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), berlangsung selama dua hari di Hotel Swiss-Belinn Surabaya Jawa Timur.

VP Administrasi Korporasi PKT Wirza Eka Putra, mengungkapkan kegiatan ini diikuti 72 peserta dari berbagai unit kerja di lingkungan PKT, yang terdiri dari tenaga administrasi dan sekretaris unit kerja. Hal ini mengingat kompetensi karyawan dalam memahami dan menerapkan pengelolaan kearsipan sangat penting, seiring bertambahnya dokumen dalam perjalanan bisnis perusahaan sebagai penunjang operasional untuk pihak internal maupun eksternal.

"Sebab arsip perusahaan merupakan hal krusial yang wajib dijaga dengan perlakuan khusus, sehingga kompetensi sumberdaya pengelola perlu memahami berbagai hal yang harus dilakukan dalam menjalankan tugas pengarsipan dokumen," ujar Wirza.

Menurut Wirza, kegiatan ini rutin digelar PKT setiap tahun. Namun karena pandemi Covid-19 sempat tertunda dua tahun terakhir, sehingga penting penyegaran kembali untuk menyamakan persepsi dalam mendukung optimalisasi kearsipan PKT. Apalagi dokumen perusahaan yang beragam, perlu pedoman pengelolaan maupun standarisasi tata kelola korespondensi sebagai acuan arsip yang tercipta.

"Maka keseragaman dan keselarasan tata persuratan dalam mewujudkan tertib administrasi di lingkungan PKT penting dipahami bersama, agar tata kelola kearsipan makin berjalan optimal," tambah Wirza.

Selain itu perubahan Corporate Identity pun perlu diketahui seluruh kalangan di lingkungan PKT, sehingga pengenalan dan pemahaman bagi tenaga administrasi di tiap unit kerja juga penting dilakukan. Terlebih dengan penerapan yang sesuai ketentuan, dapat menerjemahkan manfaat Corporate Identity sebagai alat pemersatu strategi maupun pemenuhan sistem operasional perusahaan.

"Dari pelatihan ini diharap para peserta dapat menjadi agen di tiap Departemen, untuk bersama mengelola arsip perusahaan dengan penuh tanggungjawab," tandas Wirza.

Arsiparis Ahli Utama ANRI Dwi Mudalsih, mengungkapkan pengelolaan arsip yang benar dan sesuai prosedur mencerminkan profesionalitas suatu perusahaan. Kata dia, arsip yang tertata rapi sesuai kaidah dan ketentuan ANRI, dapat memberikan manfaat besar bagi perusahaan, terutama berhubungan dengan hukum dan nilai keuangan.

"Maka pengelolaan arsip sebagai rekam jejak dari suatu proses bisnis perusahaan harus betul-betul dipahami, agar tata kelola dokumen sesuai 4 pilar kearsipan terimplementasi dengan baik," tutur Dwi Mudalsih.

Sementara narasumber dari Ikatan Sekretaris Indonesia Indriana Lestari, menyebut kompetensi diri untuk memberikan pelayanan prima kepada stakeholder, shareholder dan konsumen juga penting dalam mendukung aktivitas bisnis perusahaan. Salah satunya penerapan service excellence menjadi excellent service, sebagai suatu hal mendasar dalam memberikan layanan optimal untuk kemajuan perusahaan.

"Dimana service excellence sebagai produk yang harus dilakukan, wajib ditunjang excellent service yang harus dijiwai setiap insan dalam pekerjaan. Excellent service ini adalah tujuan utama agar kedepan dapat menjadi standar dalam bekerja," terang Indriana.