Infografis
Tentukan anggaran sejak awal dan cari tahu sistem harga tempat—apakah per jam, per orang, atau minimum pengeluaran. Lakukan riset harga pasar sebelum bertemu manajer venue. Pastikan semua detail—termasuk biaya tambahan—tertulis jelas dalam kontrak. Jangan ragu untuk menawar, dan pertimbangkan tanggal alternatif (biasanya weekdays lebih murah).
2. Lokasi
Tempat yang strategis akan memudahkan tamu hadir. Pertimbangkan akses transportasi umum, ketersediaan parkir, atau layanan valet. Gunakan peta di platform sewa venue online untuk mencari lokasi ideal sesuai kebutuhan acara.
3. Tanggal & Musim
Musim dan cuaca memengaruhi jenis acara, terutama jika outdoor. Pilih tanggal jauh hari, terutama untuk high season seperti Natal dan Tahun Baru. Beberapa tempat juga menawarkan last-minute deals, tapi sebaiknya jangan terlalu mengandalkannya.
4. Kapasitas
Jumlah tamu menentukan pilihan tempat. Jangan pilih tempat yang terlalu besar atau terlalu kecil. Untuk acara seperti konferensi atau pesta, pilih venue dengan kapasitas sedikit lebih besar dari perkiraan tamu, untuk berjaga-jaga jika tamu melebihi undangan.
5. Gaya Tempat
Cocokkan tempat dengan konsep acara: formal, santai, mewah, atau tematik. Misalnya, pesta akhir tahun tentu berbeda dengan gathering kantor. Pilih tempat yang berpengalaman menangani jenis acara serupa agar lebih siap menghadapi kebutuhan teknis maupun atmosfer.
6. Tata Letak
Pastikan tata ruang fleksibel—apakah memungkinkan untuk konsep makan malam, panggung pertunjukan, atau susunan seminar. Venue yang baik bisa menyesuaikan layout sesuai format acara. Jika ragu, lakukan kunjungan lokasi atau manfaatkan opsi virtual tour.
7. Katering
Tanyakan apakah venue menyediakan katering atau bekerja sama dengan vendor makanan. Pastikan mereka bisa memenuhi kebutuhan diet tertentu (vegan, halal, dsb). Cek ulasan atau minta test food. Jika ingin bawa vendor sendiri, pastikan aturan venue mengizinkannya—termasuk soal alkohol dan biaya corkage.
