Fungsi dan Kegunaan Mail Merge di Microsoft Word, Permudah Bikin Surat

Suara.com - Mail merge merupakan fitur pada Microsoft Word yang memudahkan pengguna menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan surat-menyurat.

Fitur mail merge ini berfungsi untuk membuat surat ataupun dokumen tertentu yang memiliki format sama dalam jumlah banyak.

Jika pengguna menggunakan fitur mail merge, maka pengguna hanya perlu membuat satu jenis surat. Hasil surat tersebut juga dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda.

Sebelum menggunakan fitur mail merge, pengguna harus menyiapkan dokumen utama yang akan menjadi format dasar dari surat yang dikirim dan sumber data yang merupakan data tujuan sebagai penghubung dengan dokumen utama.

Sumber data tersebut bisa berasal dari file Microsoft Office Outloot Contact List, Microsoft Office Access Database Tables, Microsoft Office Word Tables, ataupun Microsoft Office Excel Worksheet.

Dihimpun dari berbagai sumber, berikut ini fungsi dan kegunaan mail merge di Microsoft Word:

1. Memberikan kemudahan pada saat berkirim surat

Dengan adanya fitur mail merge, pengguna tidak harus membuat surat sesuai dengan jumlah penerima. Pengguna hanya perlu membuat satu jenis surat sebagai dokumen utama lalu surat tersebut bisa dikirimkan ke banyak penerima sekaligus.

2. Mempercepat pekerjaan
Melalui fitur mail merge, pengguna bisa menyiapkan dokumen dan mengirimkannya ke banyak penerima sekaligus dengan lebih cepat, lebih praktis, dan efisien.

3. Membuat banyak jenis dokumen
Mail merge bisa digunakan untuk membuat berbagai macam jenis dokumen, mulai dari amplop, sertifikat, label, stiker undangan, hingga surat.

Untuk menggunakan fitur mail merge di Microsoft Word, berikut langkah-langkah yang harus diikuti pengguna:

• Buka menu Mail merge pada program Microsoft Word.
• Tentukan format dokumen yang ingin dibuat.
• Buat file yang akan digunakan sebagai sumber data dan dokumen utama.
• Selanjutnya, pilih penerima dokumen.
• Hubungkan dokumen utama dengan sumber data.
• Atur tata letak dokumen utama dan file sumber data agar sesuai.
• Periksa kembali format dokumen yang telah dibuat.
• Terakhir, jika hasil dokumen sesuai dengan keinginan, pengguna dapat langsung menyimpan file mail merge tersebut.

Dengan mengetahui fungsi, kegunaan, dan cara membuat mail merge di Microsoft Word, pengguna dapat membuat dokumen yang berhubungan dengan surat-menyurat dalam jumlah banyak sekaligus. Fitur ini sangat memudahkan dan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien. (Jeffry Francisco)