Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word, Mudah dan Praktis!

Suara.com - Mail merge merupakan salah satu fitur dalam Microsoft Word untuk membuat tulisan dalam jumlah banyak berdasarkan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet.

Membuat mail merge sangat mudah, namun tidak semua pengguna tahu caranya. Jika pengguna dapat membuat mail merge, maka pengguna bisa dengan mudah menghasilkan berbagai jenis dokumen dalam format yang sama lebih cepat dan praktis.

Sebelum membuat mail merge, pengguna harus menyiapkan dua file. Satu file tersebut akan berperan sebagai dokumen utama dan lainnya akan berfungsi sebagai sumber data untuk dimasukkan ke dokumen utama.

Untuk membuat mail merge di Microsoft Word, cukup ikuti langkah-lagkah di bawah ini:

1. Buka Microsoft Word.
2. Klik menu Mailings dan pilih opsi menu Start mail merge.
3. Pilih format dokumen yang ingin dibuat, seperti surat atau email.
4. Selanjutnya, buat dokumen utama sesuai dengan format dokumen yang dipilih sebelumnya.
5. Jika dokumen utama telah selesai dibuat, klik menu Mailings dan klik opsi menu Select recipients untuk memilih penerima dokumen utama.
6. Selanjutnya, jika pengguna telah menyiapkan file sumber data penerima dokumen utama, maka pengguna cukup mengklik opsi Use an existing list lalu pilih file sumber data.
7. Klik Open.
8. Pengguna akan melihat dialog box open workbook.
9. Pilih file sumber data yang digunakan dan klik Ok.
10. Setelah dokumen utama terhubung dengan file sumber data, atur tata letak dokumen utama dan file sumber data agar sesuai dengan cara pada dokumen utama.
11. Arahkan kursor di tempat yang sesuai untuk diisi data, kemudian klik pada opsi menu Insert merge field dan pilih opsi yang sesuai dengan file sumber data yang diinginkan.
12. Jika sudah selesai, periksa hasil dokumen utama yang telah dibuat dengan cara mengklik pada opsi Preview results.
13. Jika hasil dokumen utama telah sesuai, pengguna bisa langsung menyimpan file dengan mengklik menu Mailings, lalu pilih opsi Finish & Merge.
14. Setelahnya, pengguna akan melihat tiga opsi menu yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan, yaitu:

• Edit individual document: Untuk menyimpan file sesuai dengan file sumber data dalam bentuk dokumen Microsoft Word baru.
• Print documents: Untuk mencetak dokumen sesuai dengan tampilan Microsoft Word tanpa menyimpan dokumen tersebut terlebih dahulu.
• Send e-mail messages: Untuk mengirimkan file dengan format email.

Pengguna harus memilih salah satu opsi dari ketiga menu di atas sesuai dengan kebutuhan dan mail merge selesai dilakukan.

Cara di atas merupakan langkah yang bisa diikuti pengguna untuk membuat mail merge di Microsoft Word. Dengan mail merge, pengguna dapat membuat sebuah dokumen dalam bentuk surat, label, amplop, ataupun tag nama dengan mudah. (Jeffry Francisco)